テレビ会議はビデオ会議などとも呼ばれていますが、テレビと言うメディアを利用した会議システムを利用する事をテレビ会議と呼んでおり、システムを導入する事でコストの削減に繋げる事が出来ると言われているのです。拠点が複数に分かれている会社ほど、このシステムを導入する効果は高くなりますし、比較的近い場所に拠点が在る場合でも、このシステムを導入する事で円滑に業務を勧める事が可能になるのです。電話やメールなどを利用して業務を行う中でも、相手がいる場所に出向いて説明をしたり、指導をしなければならない場面は数多く有ります。仕事の都合で直ぐに出かけられない場合などでも、テレビ会議システムが導入されている事で仕事の合間を縫って、相手に説明を行った打ち合わせを行う事が可能になるのです。

テレビ会議システムの最大の魅力と言うのは遠隔地にいながらも情報の共有化を行えると言う事です。これは音声や映像などの他、パソコンの中に保存してあるデータの共有化や、データの転送並びに保存までが可能になります。会議を進める時には会議に参加する人全員に会議資料を配る必要がありますが、遠隔地にいる相手に対してはメールなどで前もって送付をしたり、会議室に全員が集まった段階で資料を手渡すことになります。しかし、この資料もパソコンなどを利用する事で情報を共有できるため、敢えて紙出力などをせずに会議を進める事が出来るなどのメリットもあるのです。